Insbesondere kleinere Firmen und Agenturen setzen vermehrt auf DSL-VoIP Anlagen. Diesen bieten ihren Nutzern nicht nur mehrere Anschlüsse für analoge Telefonapparate, sondern auch oftmals Anschlüsse für ISDN-Endgeräte. Dadurch können etwa zehn Telefone gleichzeitig angeschlossen werden. Wichtigste Voraussetzung dafür ist, dass ein entsprechender Anbieter gewählt wird, der zu günstigen Konditionen eine Verbindung gewährleistet, so etwa die Internet und Telefon Tarife von 1&1.

Als recht praktisch erweist sich solch eine Telefonanlage dadurch, da das Unternehmen selbst einstellen kann, welches Telefon über welche Leitung laufen soll und welcher der Apparate auf was für eingehende Anrufe reagieren soll. Ist das Unternehmen größer, so bietet sich der Einsatz spezieller IP-Telefone an. Diese Geräte werden direkt mit dem Computernetzwerk verbunden. Der Vorteil dabei ist, dass selbst bei dem Umzug eines Mitarbeiters in ein anderes Büro oder eine andere Filiale seine Nummer stets die gleiche bleibt – selbst im Ausland.

Weitere Kommunikationsmittel im Büro

• Für Großraumagenturen empfiehlt sich besonders die Kommunikation über verschiedene Chat-Anbieter. Denn Telefongespräche stören in einem einzigen großen Raum nur und sorgen für Konzentrationsschwierigkeiten. Besonders Kommunikationsprogramme wie Skype bieten sich daher an, um im Büro untereinander zu kommunizieren. So erspart man sich nicht nur die Wege bis hin zu seinen Kollegen, sondern kann zudem arbeitsbezogene Gespräche führen, ohne dass der Lärmpegel im Büro zu laut wird.
• Aber auch die klassische Mail erweist sich immernoch als beliebtes Kommunikationsmittel. Dadurch sind alle Mitarbeiter, welche sich automatisch im Mailverteiler befinden sollten, erreichbar – und das gleichzeitig. Auch ist es so möglich, Dokumente und Dateien zu verschicken. Besonders für das Verschicken von Rechnungen, Lohnbescheiden oder Verträgen ist diese Art der internen Kommunikation gerne gesehen.

Die Homepage – was steckt dahinter?

An sich erweist sich eine Homepage nicht als etwas Kompliziertes. Allerdings erscheint sie oftmals für jeden, der sich zum ersten Mal mit dieser Thematik beschäftigt auf den ersten Blick als etwas Komplexes. Das Erstellen einer eigenen Homepage erfordert dabei einigen Aufwand an Zeit und Aufmerksamkeit, damit am Ende auch ein erfolgreiches Endergebnis präsentiert werden kann.

Eine Homepage besteht dabei aus einem Gerüst zahlreicher HTML-Seiten, welche durch verschiedene Hyperlinks untereinander verbunden werden. Betrachtet man die HTML-Seite, so kann sie theoretisch mit einem gut designtem Word-Dokument verglichen werden. Mit Text und oftmals auch Bildern und Videos ausgestattet wird so eine Seite dabei schnell zum Blickfang. Mit Hilfe der Hyperlinks werden viele verschiedene Seiten untereinander verbunden, so dass eine vollständige Homepage entsteht. Heutzutage muss solch eine Internetseite dabei nicht mehr in aufwendiger Arbeit mit vielen HTML-Codes ausgestattet werden. Denn die meisten Provider bieten es ihren Nutzern dabei an, dass durch wenige Einstellungsmöglichkeiten und mit ein paar Klicks schnell eine Homepage aufgebaut wird. Dahinter versteckt sich das Baukastensystem, welches lediglich wenig Internetkenntnisse voraussetzt.

So entsteht die Homepage

Zunächst sollte auf dem Rechner selbst alles vorbereitet werden, was auf die Seite gehört. Denn so kann strukturierter vorgegangen werden. Einfach ist es hierbei, wenn ein Ordner erstellt wird, in welchem zunächst alle HTML-Seiten gespeichert werden. Auch alle Bilder gehören hier hinein, welche sich später auf der Seite wiederfinden sollen. Dabei sollte darauf geachtet werden, dass sich die Bilder im JPEG oder im GIF Format befinden, denn diese sind auf der Website besonders platzsparend. Zu große Bilder beschweren die Schnelligkeit der Seite – dabei kann es dazu kommen, dass beim Verbraucher die Seite zu lange läd. Zum Ende hin müssen schließlich nur noch die entsprechenden einzelnen Bausteine auf die Seite geladen werden, so dass schnell ein fertiges Produkt entsteht. Ganz wichtig ist hierbei die Angabe eines Impressums, so dass sich Besucher der Seite stets ohne Probleme an das Unternehmen wenden können.

Ist Büro nicht gleich Büro?

Nüchtern betrachtet ist ein Büro vor allem ein Arbeitsraum, in dem überwiegend mit Papier gearbeitet wird. Schreibtisch, Stuhl, Regale oder Schränke für die Akten sind die typischen Büromöbel. Selbst in einer Firma mit sehr vielen Angestellten, deren Büros mit den gleichen Möbeln ausgestattet wurden, lassen sich keine identischen Räume finden, weil sich die persönlichen Besonderheiten der Mitarbeiter in ihrem Büro durchaus widerspiegeln. Es lässt sich schnell erkennen, wer sehr organisiert arbeitet und wer das schöpferische Chaos pflegt. Ein Büro, in dem Kunden und Geschäftspartner empfangen werden sollen, muss darum besonders sorgfältig eingerichtet und selbstverständlich auch gepflegt werden. Ein Rechtsanwalt, der dringend benötigte Akten im chaotischen wirkenden Büro nicht finden kann, versäumt unter Umständen wichtige Fristen, könnte ein Ratsuchender vermuten und sich nach einem anderen Anwalt umschauen. Ein Designer, der potentielle Auftraggeber im mausgrauen Büro mit Möbeln des Vormieters empfängt, wird es schwer haben, sein Gegenüber von seiner Kreativität zu überzeugen.
 

Ohne Ordnung geht es nicht

Das papierlose Büro, von dem die Computerpioniere träumten, erwies sich leider als unrealistischer Wunschtraum. Zwar wird heute fast die gesamte Büroarbeit an PCs und Laptops erledigt, aber die meisten Dokumente werden immer noch ausgedruckt und in Ordnern abgeheftet. Regale und Aktenschränke müssen das Erscheinungsbild des Büros dennoch nicht dominieren. Um individuelle Lösungen zu erarbeiten, ist es durchaus empfehlenswert, sich von einem spezialisierten Büroausstatter beraten zu lassen. Mit seiner Erfahrung findet er pfiffige Lösungen, die funktional und trotzdem ästhetisch sind. Gut geeignet beispielsweise sind Büromöbel von Otto Office.

Vorteilhaft ist es, wenn es einen separaten Bereich für das Kundengespräch gibt. Auf bequemen Sesseln ist es erheblich leichter, eine entspannte Atmosphäre für ein gutes Gespräch herzustellen und vertrauliche Unterlagen müssen nicht vor dem Eintreffen des Gastes umständlich vom Schreibtisch geräumt werden. Außerdem wird dem Kunden oder Gesprächspartner signalisiert, dass es in diesem Moment nur um ihn und sein wichtiges Anliegen geht.

Statt dem Lift öfter mal die Treppe nutzen!

Heute benutzen wir selbst im Büro für jeden noch so kleinen Weg, den Aufzug anstatt die Treppe zu nehmen. Dabei ist Treppen steigen so gesund – mit einem Kalorienverbrauch von fast 700 Kalorien in der Stunde kann der sportliche Kollege schnell einige überflüssige Kalorien verbrennen, während er zusätzlich noch seinen Kreislauf aktiviert und den Stoffwechsel auf Trab bringt. Frisch und munter geht es dann wieder zurück zur Arbeit mit dem guten Gefühl etwas für die Fitness getan zu haben. Wichtig ist nur, es nicht bei einer Anstrengung zu belassen, sondern das tägliche Pensum an Bewegung möglichst zu optimieren. Nach einiger Zeit wird das Nutzen der Treppen zur Normalität und die daraus resultierenden Muskeln sorgen dafür, dass mehr Kalorien verbraucht werden, was der Figur absolut zuträglich ist.

Die Mittagspause für einen Spaziergang reservieren!

Wer seine Lieblingskollegen nach dem Essen in der Kantine dazu motivieren kann, sich einen kleinen Spaziergang zu gönnen, der tut nicht nur etwas für die eigene Gesundheit, sondern auch etwas für seine Kollegen, die sich ja sonst auch nur auf einen schnelle Kaffee treffen und dann wieder in eine Lethargie vor dem Schreibtisch fallen. Die Mehrzahl der Kollegen wollen die Pause nur nutzen, um mal schnell die neuesten "Angry Birds" vom PC Bildschirm zu schießen, um sich in der Hall of Fame registrieren zu lassen. Dann doch lieber mal durch die frische Luft laufen und Sauerstoff tanken. Mit klarem Kopf haben die meisten von uns auch die besten Ideen und das schlägt sich bekanntlich langfristig auf den beruflichen Erfolg nieder! So ein Spaziergang hat ohne Zweifel weitere positiven Aspekte, die sich natürlich auch gesundheitlich bemerkbar machen. Herz- und Kreislauf Probleme lassen sich häufig mit mangelnder Bewegung erklären und jede Art von sportlicher Aktivität unterstützt den Kreislauf!

In der Pause eine Runde joggen gehen!

Es gibt Kollegen, die sogar ihre Sportkleidung mit ins Büro nehmen, um als gutes Beispiel für die Kollegen zu dienen und in der Mittagspause mit oder ohne Begleitung eine Runde durch die Grünanlagen der City zu unternehmen. Vielleicht etwas zu viel des Guten, wenn die Überlegung angestellt wird, wo sich diese Sportler nach dem Joggen auch von Schweiß und Dreck befreien wollen. In einigen Unternehmen ist das bestimmt kein Problem, aber in den meisten Fällen wird das schon einige Umstände machen. Wo keine Dusche zur Verfügung steht, sollte der sportliche Kollege vielleicht auf die privaten Stunden nach Feierabend ausweichen. Auch zum Wohle der Kollegen und im Hinblick auf die Optimierung des Betriebsklimas, das ja nicht unbedingt gefährdet werden sollte.

Kleine Pausen zwischendurch!

Aber nicht nur in der Mittagspause sollte entspannt werden. Kleine Pausen in der Arbeitszeit sind ebenfalls ratsam. Es reicht häufig aus einfach eine Runde durch das Büro zu gehen, einen Schluck zu trinken oder einmal die Treppen hoch und runter zu laufen. Durch diese kleinen Bewegungen hält sich der Körper fit und viel seltener treten Probleme des Bewegungsapparates auf. Es kommt immer ganz auf den Betrieb und das Büro an, wie viele Pausen am Arbeitsalltag eingebaut werden können. Häufig ist es aber möglich, nach einiger gewissen Arbeitszeit 5 Minuten einzuplanen, eine Runde durch das Büro zu drehen, oder aber auch einfach einen Moment mit den Kollegen zu sprechen und so für ein paar Minuten abzuschalten. Durch diese kleinen Pausen bekommt der Arbeiter einen freien Kopf und kann danach eine deutlich höhere Leistung erbringen.

Platz für Computer und Co.

Rechner und PC oder Drucker brauchen Platz. Die Stromversorgung muss dort garantiert sein, wo die Geräte aufgestellt werden. Anschlüsse für Telefon und Internet sollten in dem Bereich installiert sein, wo die Computer Anlage zum Einsatz kommt. In der Nähe des Telefons muss Platz für Block und Stifte sein, um sich von den Telefongesprächen Notizen machen zu können.

Empfangsbereich

Wenn im Büro Kunden Verkehr auftritt, sollte an der Empfangsbereich ansprechend und einladend sein. Ein aufgeräumter Schreibtisch sieht ordentlich aus und verlangt deshalb unbedingt genügend Stauraum für Ordner und Unterlagen. Falls den Kunden Getränke oder kleine Snacks angeboten werden, muss an den Platz für die Kaffeemaschine und einen kleinen Kühlschrank gedacht werden. Eine Regal für Tassen, Löffel und Zubehör ist ideal. Toll ist eine kleine Büro Küche, die etwas abgetrennt vom Büro eingerichtet ist. Diese kleinen Aufmerksamkeiten zahlen sich aus.

Büromöbel

Der gesundheitliche Aspekt des Büro Stuhls muss beim Kauf im Vordergrund stehen, denn wenn der Sessel den ganzen Tag genutzt wird, dürfen keine Probleme mit dem Rücken entstehen. Besonderer Wert sollte auf qualitativ hochwertige Verarbeitung des Büro Möbels liegen. Höhen verstellbare Stühle sind ideal, wenn verschiedene Personen an dem Platz arbeiten. So kann der Stuhl individuell auf die Größe des Benutzers eingestellt werden. Schreibtische in Nieren Form sind ergonomisch geformt und damit perfekt für gesundes Arbeiten.

Multitasking im Auto

Um das fahrbare Büro auch auf der Straße nutzen zu können, ist natürlich ein Chauffeur von Nöten. Während dieser das Fahrzeug steuert, kann auf den Rücksitzen gearbeitet werden. Der Manager kann so mobil mit Aktien handeln, Waren bestellen, drucken, telefonieren oder faxen. Auf das Internet kann natürlich rund um die Uhr zugegriffen werden, der DVD-Player muss zudem vermutlich gar nicht erst erwähnt werden. Die Ausstattung wird je nach Hersteller üppig erweitert, so dass das rollende Besprechungszimmer mittlerweile herkömmlichen Büros ernsthaft Konkurrenz zu machen scheint. Auch Gebrauchtwagen können mittlerweile zwar nicht zum fahrenden Großraumbüro, jedoch mit Hilfe einiger Gadgets zu einem kleinen Schreibtischersatz umgebaut werden. Dazu wird ein so genannter Wi2U WLAN Router in das Fahrzeug gebaut, so dass das Auto sozusagen zum mobilen Hotspot wird. Die Stromversorgung erfolgt über den Zigarettenanzünder, über den ziemlich jedes Auto verfügt. Auch Drucker, Laptops und andere Geräte, die sonst auf den Schreibtisch gehören, können so in Gang gesetzt werden. Voraussetzung ist, dass sie ausreichend gesichert sind, denn sonst droht dem Fahrer ein saftiges Bußgeld.

Achtung im Straßenverkehr

Arbeitstieren, die vorhaben, ihren mobilen Untersatz in einen zweiten Schreibtisch zu verwandeln, sollten jedoch besonders vorsichtig sein. Erst kürzlich stoppte die Polizei in Saarbrücken einen Autofahrer, welcher ein komplettes Büro auf dem Beifahrersitz montiert hatte und somit sich und andere im Straßenverkehr erheblich gefährdete. Zwei Handys, GPS-Gerät, Navigationsgerät sowie Laptop und Drucker waren zeitgleich eingeschaltet, als der Mann angehalten wurde. Nicht nur, dass die Benutzung solcher im aktiven Straßenverkehr verboten ist, die Geräte waren zudem unzureichend gesichert, was bei einem Unfall wiederum erhöhtes Risiko bedeutet hätte. Deshalb gilt für alle, die ihren Gebrauchtwagen zum Schreibtisch aufrüsten wollen, die Devise: Egal wie spät man mit der Präsentation dran ist, Sicherheit geht vor. Ebenso wie es verboten ist, während der Fahrt zu telefonieren, darf auch keine Beschäftigung mit sonstigen elektronischen Geräten stattfinden, die den Fahrer enorm ablenken könnten. Wer keinen Chauffeur hat, sollte stattdessen lieber für zehn Minuten an der Raststätte halten und die Unterlagen in Ruhe auf dem Beifahrersitz ausdrucken.

Vorreiter bei der EDV

Gerade wenn es um Schreib-, Tabellenkalkulations- und Präsentationsprogramme geht, kommt kaum jemand an Microsoft Office vorbei, dass der Standard schlechthin am Arbeitsplatz ist. Alternativen wie Open Office haben nur eine kleine Anhängerschaft. Das liegt nicht unbedingt am kleineren Umfang, sondern eher an der guten Bedienbarkeit, der bestehenden Verbreitung und der Leistungsfähigkeit von Microsoft Office. Einzig auf dem Markt der Internetbrowser nimmt Microsoft nicht mehr die Rolle ein, die es mal hatte. Hier ist Googles Chrome seit einigen Monaten der weltweite Marktführer, während der frühere Platzhirsch Internet Explorer nur den Platz des Herausforderers einnimmt. Danach folgt der Firefox von Mozilla, der in Europa aber der beliebteste Browser bleibt.

Der Frühbeginn der Fernkommunikation

Im Inneren eines Telefons werden kurz gesagt akustische Schallwellen, also unsere Sprache, in elektrische Signale umgewandelt. Diese werden per Kabel übertragen und später wieder zurückverwandelt. Damit baut diese Technik auf der Übertragung des Morsecodes auf, den Samuel Morse mit Hilfe seiner Telegraphen ab 1837 übertrug. Verschiedene Techniker und Ingenieure versuchten darauf aufbauend, Schallwellen umzuwandeln und zu übertragen. Von ihnen ist Graham Bell der einzige, der es vermochte, ein wirtschaftlich erfolgreiches Modell herzustellen. Dieses ließ er in einem Wettlauf mit Konkurrenten 1876 vor diesen patentieren. In Deutschland setzte sich das Telefon sehr schnell durch, vor allem als Werner von Siemens die Gesprächsqualität durch Verbesserungen am Hörer fühlbar steigerte. Zunächst war es nicht möglich, seinen gewünschten Gesprächspartner direkt anzuwählen. Für die Wahlverbindung war stattdessen nötig, sich über das Fernmeldeamt der Post verbinden zu lassen. In den Ämtern waren meist junge Frauen als Telefonistinnen eingesetzt, weil sie wegen der hohen Stimmlage besser verständlich waren. Zwar wurden ab Anfang des 20. Jahrhunderts die Wahlverbindungen zunehmend automatisiert, doch waren die „Fräulein vom Amt“ erst ab 1966 in Deutschland nicht mehr anzutreffen. Die Automatisierung begann zunächst mit der Erfindung der Wählscheibe und dem Anruf über das sogenannte Impulswahlverfahren. Dies war sehr langsam und wurde bereits in den 50er-Jahren durch das Mehrfrequenzwahlverfahren abgelöst. Hier werden mehrere Töne nach Betätigung eines Tastenwählblocks über die Leitung gesandt. Dieses Wählverfahren ist heute das bekannteste und am Weitesten verbreitete.

Kleiner und stärker

Mit dem Beginn der Entwicklung der Elektronik und Computertechnologie zur Mitte des letzten Jahrhunderts wurden Telefone immer ausgereifter und technisch komplexer. Neben Anrufbeantwortern bieten sie oft auch Telefonbuchspeicher und die Fähigkeit zum Versand von Textnachrichten. Das Gleiche bieten auch moderne Mobiltelefone. Die Handys sind Nachfolger der bereits in den zwanziger Jahren bei der Deutschen Post und Reichsbahn eingesetzten Mobilverbindungen. Doch massentauglich wurden die Telefone erst über einen Zwischenschritt: Zunächst waren sie Autotelefone. Mit diesen Geräten, bei denen oft auch noch per Hand vermittelt wurde, konnte man ab Mitte der 50er-Jahre aus dem Auto heraus telefonieren. Erst ab dem Jahre 1985 gab es in Deutschland das analoge C-Netz, über das Frequenzen für die mobile Telefonie verfügbar waren. Mit der Einführung des flächendeckenden digitalen D-Netzes kurz darauf wurde das Handy für jeden möglich. Heute sind die kleinen Smartphones wahre Alleskönner im Alltag: Man kann mit ihnen telefonieren, texten, im Internet surfen, Termine und Kontakte pflegen. Die Telefonie stellt heute eine kostengünstige Art der Kommunikation dar. Sie ist günstiger und schneller als beispielsweise der Versand von Briefen per Post. Demgegenüber ist sie aber persönlicher als so manche E-Mail. So lässt sich heute etwa in die USA deutlich billiger telefonieren als per Luftfracht eine schriftlich verfasste Nachricht zu schreiben. Für Geschäftstermine sind Videokonferenzen über das Telefon, wenn auch in modernem Outfit, immer noch die erste Option.

Knigge beim Musikhören?

Die Erlaubnis, am Arbeitsplatz Musik zu hören, bedeutet jedoch (zumindest in den meisten Fällen) nicht, dass Sie nun den Freifahrtschein dafür haben, Ihre Dolby-Surround-Anlage mitsamt fettem Subwoofer ins Büro zu stellen. Beachten Sie am Arbeitsplatz, dass andere Kollegen es eventuell vorziehen keine oder zumindest nicht Ihre liebste Musik zu hören. Legen Sie sich daher einen richtig guten Kopfhörer zu. Das wichtigste dabei ist, beim Kauf der Kopfhörer auf eine gute Schallisolierung achten. Dies hat zum einen den Vorteil, dass Kollegen nicht unnötig von Ihnen gestört werden, auch wenn Sie bei Ihrem aktuellen Lieblingslied mal voll aufdrehen, und zum anderen profitieren auch Sie davon, da Sie dadurch perfekt von den allgemein störenden Bürohintergrundgeräuschen isoliert sind. Lautes und nerviges Tastaturengeklapper gehört damit ein für alle Mal der Vergangenheit an. Der Kopfhörer Shop von Teufel bietet ein umfassendes Sortiment an hochwertigen Kopfhörern für jegliche Vorlieben und ausgeklügelter Technik zur Lärmreduzierung an.

Welche Kopfhörer gibt es?

Sogenannte In-Ear-Kopfhörer bestehen aus zwei Silikon-Stöpsel, die man in den Gehörgang steckt. Meist werden die Silikonteile in mehreren Größen mitgeliefert, damit jeder die richtige Passform für sein Ohr findet. In den letzten Jahren haben auch die Ohrumschließer zunehmend an Beliebtheit zurückgewonnen. Aufgrund der steigenden Nachfrage umfasst das Angebot mittlerweile viele verschiedene Formen und Farben. Hier lohnt es sich auf jeden Fall etwa tiefer ins Portemonnaie zu greifen, damit ein intensives Klangerlebnis bei guter Schallisolierung garantiert ist. Billig angebotene Kopfhörer haben meist keine Schallisolierung, d.h. Sie müssen voll aufgedreht werden, um überhaupt neben all den Bürogeräuschen etwas zu hören, was auf Dauer Ihrem Gehör schadet und Ihren Sitznachbarn nervt.

Welche Musik eignet sich?

Auch zu den unterschiedlichen Musikgenres mit ihren jeweiligen Einflüssen auf die seelische und körperliche Verfassung gibt es bereits umfassende Studien. Schon kleinen Säuglingen spielt man Klassik vor, um deren kognitiven Fähigkeiten zu stärken. Bewiesenermaßen erhöht sich durch das Hören klassischer Musik die Konzentration. Sie können sich auf der Arbeit gedanklich länger auf ein Thema fokussieren. Doch auch andere Musik kann unsere Leistungsfähigkeit positiv steigern. Durch Jazz wird z.B. der kreative Bereich des Gehirns angeregt, während Hip Hop das Selbstvertrauen des Hörers stärkt. Möglicherweise werden somit eigene Ideen bei der Bearbeitung eines Problems eher eingebracht und Neues ausprobiert. Gerade Introvertierte trauen sich eventuell im Team mehr zu. Popmusik fördert dagegen die Motivation und steigert damit gleichzeitig die Effizienz bei der Bearbeitung von Arbeitsaufgaben. Dance und House eigenen sich gut, um ein körperliches Tief zu überstehen, denn Musik aus diesen Genres geben dem Hörer durch ihren treibenden Rhythmus mehr Energie. Mehr zum Einfluss der Musik auf die körperliche Verfassung erfahren Sie hier.