Konferenzraum

Damit eine Konferenz zu einem Erfolg wird, muss vom organisierenden Sekretariat im Vorfeld gut durchdacht und überlegt werden, welche Voraussetzungen erfüllt werden müssen, damit die Tagung ein Erfolg wird und die Geschäftsführung voll und ganz zufrieden ist.

Das wichtigste Kriterium eines Tagungserfolges ist der Konferenzraum.

Die Größe des Raumes muss auf die Teilnehmerzahl der Tagung abgestimmt sein. In einem zu großen Konferenzraum kommen sich die Tagungsteilnehmer „verloren“ vor. Ein zu kleiner Raum hat eine „erdrückende“ Atmosphäre; die Teilnehmer fühlen sich auch dann nicht so recht wohl.

Kriterien

Neben der Größe des Konferenzraums ist die Tagungstechnik, die der Raum bietet, ein entscheidender Aspekt. Die wichtigste Technik ist ein Overheadprojektor, aber auch ein Beamer und ein Flipchart sollten zur Verfügung stehen. Verfügt der Konferenzraum auch noch über einen Internet-Anschluss ist die Ausstattung des Raumes perfekt.

Der nächste Punkt, der bei einem Konferenzraum Beachtung finden muss, ist die Länge der Tagung. Mietet das Sekretariat nur einen Raum ohne Übernachtungsmöglichkeiten an, die Tagung sich aber über 2 bis 3 Tage hinzieht, muss zusätzlich ein Hotel ausgewählt werden. Dieses wirkt sich auf den Tagungsverlauf evtl. negativ aus, da die Teilnehmer zusätzliche Zeit benötigen, um zum Konferenzraum zu kommen.

Hier bietet sich ein Hotel mit Konferenzraum an, da das Hotel auch in die Bewirtung mit eingebunden werden kann.

Ist seitens des Veranstalters der Tagungsort festgelegt, hat das Sekretariat die Möglichkeit via Internet Recherchen über die infrage kommenden Hotels oder aber nur Konferenzräume einzuholen, um nach der Entscheidung, wo die Tagung stattfinden soll, mit dem Management des Hotelsoder des Konferenzraumes alles weitere abzustimmen.